如果投資經理未能妥善維護客戶的私募基金和對沖基金資料，就會出現問題：
無序和混亂的資料管理流程會對公司造成不良的影響，客戶可能會因此而考慮將財富和資產轉移到競爭對手的投資管理公司。
組織本身並不難，但需要注意。投資營運經理需要有一套計劃來維護客戶的私募股權和對沖基金資料。
經常需要參考報表，並在成千上萬的文件中找出該檔案。重新命名檔案會增加工作量，但需要時，可能就是投資人坐在辦公室裡質疑一個號碼的時候。
一般而言，客戶資料夾是正常的方法，但如果只有幾位經理，那就以經理為單位。無論如何，名稱中都應該包含客戶、經理、日期和報告類型的組合。 這一切聽起來顯而易見，但如果不加以組織和遵守，很快就會像滾雪球一樣，變成一項冗長、費時失事的工作。
在資產登記冊中追蹤所有投資。這應該連接到會計系統，以便包含價值和估值日期。註冊表應包括客戶、經理、資產 ID 以及資料傳送方法、頻率和延遲。
傳送方式可以是電子郵件、入口網站或實體郵件。頻率可以是每月、每季或每年。延遲是報表日期實際送達或提供後的天數。
瞭解延遲是關鍵，因為這將建立一個何時查看或預期報表輸入的行事曆。這將允許定期更新例行程序，並避免在每個季度報告製作期間出現火警演習。
在此過程中，「製造者」是將資料輸入系統的人，而「檢查者」則是驗證輸入資料的人。在可能的情況下，檢查員也應該具備品質保證工具，讓檢查員可以在一段時間內看到整個公司的資產。
透過這種方式，檢查員可以找出資料中的不一致之處。檢查員還應該具備相當多的領域知識，因為這些資產有時需要解釋才能正確輸入系統。
例如側袋、追補投資者或分多次支付的季末贖回，都需要檢查員來確保簡報反映情況。
建立一個專門用於報表的電子郵件。製作人員可以處理收件匣，一旦完成電子郵件更新，就會將訊息移至「已處理」子資料夾。檢查者可以處理已處理的方塊，然後移動到歸檔資料夾。
透過一致的命名慣例、資產登錄、製造商-檢查員標籤團隊，以及將文件存入指定的電子郵件帳戶，投資經理可以盡其所能降低營運和報告風險。
整理客戶的資料並非火箭科學，但需要決心和連貫性。
檔案如何命名或儲存於何處，在當時看來似乎無關緊要，但當需要處理大量文件，或在緊急時刻需要存取資料時，投資經理就會希望他們從一開始就將一切整理得井井有條。
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