對於許多合規和運營部門來說，當您收到即將進行 SEC 審計的通知時，您的第一反應可能是擔心和恐慌。但是，像任何受監管的行業一樣，會定期進行檢查，那麼為什麼不建立一個系統來為您的組織做好準備呢？
由於COVID-19，暫時不會在現場 進行審核 （除非絕對必要）。
無論如何，以下是我們建議在公司首次收到其未決審計通知時採取的步驟。這些步驟旨在説明您做好準備並減輕壓力。
因為所有員工都將在準備審計方面發揮作用，並且有幾個人實際上會參與審計，所以他們都需要意識到這一點。有些人會收集資訊，有些人會接受採訪，有些人會協助繼續進行日常活動以保持業務發展。讓團隊知道每個人都可以直接或間接地發揮作用。
接受審計並不意味著你做錯了什麼。這是一個受監管的行業，這意味著您將接受例行檢查。
通知那些對您的日常活動至關重要的服務提供者。這包括託管人、交易和投資研究平臺等技術供應商以及其他獨立管理人。讓他們知道您將接受監管審計，並告知他們您可能需要致電他們來支援資訊請求。
除非您對合規性負全部責任，或者您使用第三方合規性資源（合規性顧問或監管顧問），否則請讓他們知道您已收到審核確認。向他們提供監管機構的初始請求函。
還建議安排與您的合規資源進行通話，以審查監管機構的請求函，以明確 SEC 要求的數據並獲得口頭面談的建議。
將初始請求函中請求的數據匯總在一起。通過僅提供所請求的數據來保持對檢查的控制。不建議提供或多或少的數據。
請記住，SEC 更喜歡使用電子記錄，尤其是在現在 COVID-19 期間，因此您可以通過電子方式提供的數據越多，整個審計過程的效率就越高。
理想情況下，您希望將所有相關信息集中在一個地方。無論您是否知道下一次審核是什麼時候，一切都井井有條並隨時準備就緒，這都會有所不同。更糟糕的是，在最後一刻爭先恐後地找到一切。
當涉及到客戶的投資報告、其他數據點和檔時，我們基於雲的平臺 TAMP1使投資公司可以輕鬆訪問這些資訊。TAMP1 的基礎是一個數據倉庫，這意味著該平臺將來自所有來源的數據引入一個易於管理和可定製的視圖中。
從合規的角度來看，TAMP1 可以幫助您獲得向 SEC 提交報告所需的一些必要數據點。
每當請求審計時，組織都會提供數據請求的截止日期。通常，有限範圍的考試往往在通知后大約一周內到期，而全範圍考試往往在通知后大約兩周內到期。
最好在提交之前進行內部審查。對於內部審核，我們建議使用標記團隊流程，其中一個人生成數據，另一個人根據請求審核數據的準確性。
如果您的公司在此期間要接受審計，請準備進行電子化。保留提交給監管機構的所有數據的電子版本，以備將來參考。
首先，再次提醒所有員工，這個過程沒有什麼可害怕的。這是受監管行業的一部分。
在考試前一兩天，召開員工會議，説明每個人做好準備，設定期望並審查團隊成員的角色和規則。
首席合規官應管理檢查。所有資訊請求等都要經過該人，所有面試都必須包括 CCO。
最後，提醒團隊只回答考官提出的問題。不要包含超過口頭或書面要求的資訊。
考官只是在做他們的工作。最好回答問題並熱情好客。如果你保持冷靜，你就會保持控制。
審計時有發生，即使是那些做對了所有事情的人。審計只是標準協定。
給自己足夠的時間準備。即使您還沒有接受審計，在時機成熟時做好準備也沒有什麼壞處。
如果您遵循這些久經考驗的建議以及一套可靠的合規最佳實踐、政策和程式，您就沒有什麼可擔心的，審計的壓力也會大大減輕。
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