如果您的投資公司在中後臺流程中為效率低下而苦苦掙扎，那麼這些掙扎說明了為什麼文檔很重要。
無論您 是失去了關鍵的運營人員，還是您的對賬和報告流程雜亂無章，擁有良好的文檔都有助於消除您面臨的問題。
您是否有成文的程序？如果有，您的團隊最後一次查看它們是什麼時候？
無論您是否有任何問題，無論您面臨什麼操作問題，適當的文檔都會有所作為。
考慮到更換個別員工的成本是員工年薪的二分之一到兩倍不等，員工流失已經夠糟了。
但如果您沒有文件記錄，當一位優秀的後勤團隊成員離開公司時，營運風險就會增加。
這是因為離職員工隨身攜帶了他們的運營和投資組合會計知識。
結果，您和您的員工胡亂地爭相完成每日對帳報告和其他程序。
從頭到尾記錄所有程式將減少人員流動發生時的最大負面影響。
遵循流程文件最佳實踐，下次有人離開您的組織時，您會感到更加安全。
降低員工流失風險的另一種方法是與 Empaxis 這樣的公司合作。 我們通過利用工作流程中的自動化並提供後台和中台服務來幫助投資公司降低風險，確保工作始終完成。
在此過程中，Empaxis 將修改或創建您可以使用的工作流的文檔。
在逐步記錄流程時，您會以不同的方式看待事物。
您可能已經根據記憶和多年的經驗執行了這些步驟。現在，您將獲得書面說明。
想想那些將使用文件的人。嘗試使其萬無一失，以便任何擁有文檔的人都可以輕鬆完成任務。
不要忽視你認為理所當然的觀點。 萬無一失。
是的，創建或修改文件可能需要幾個小時。
但是，如果您想要一個很棒的分步操作處理指南，則必須付出努力。將腦海中的所有內容轉化為清晰簡潔的措辭並不容易，但這是值得的。
如果您已經有文檔，儘管已經過時或不準確，您可能會意識到工作流程效率低下：
此外，通過 查看所有內容，您可能會意識到由於以下原因而遺漏了要點：
當您僅依靠記憶體來完成工作時，您可能會忘記一些步驟。
例如，您將忘記創建備份檔，或者忘記刪除或編輯某些數據點。
如果您有流程文件提醒您注意任何遺漏的要點，那麼您已經降低了風險。
有了該指南，人們所要做的就是按照說明進行操作，每次都會有一個一致且可預測的結果：準確、無錯誤的報告，為客戶準備好，以您希望的方式執行。
擁有文檔不僅可以促進流程的一致性，還可以樹立標準。記錄在案的程式表明要實現的明確目標以及實現該目標的步驟。
制定標準表明您可以控制工作，並向他人傳達對您的運營的信心、權威和信任感。
此外，當您以記錄格式制定標準時，它可以提高您對最重要的人的可信度和專業性：
一個好的文檔不僅有助於防止人員流動時的運營風險，而且是培訓組織新成員的絕佳資源。
一套簡單明瞭、易於遵循的說明將為您節省時間、精力和資源，讓新員工跟上進度。
反過來，你會看到當有人第一次使用文檔時，它的效果如何。如果他們對你的指示感到困難，你將學習如何改進文檔，以便在下一個新員工到來時，事情會變得更容易。
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應考慮按照最佳實踐進行文檔編製。您不僅制定了標準和分步說明來實現目標，而且還提高了後台運營的透明度。
如果公司接受審計，記錄您的對賬和報告流程是表明您的組織認真對待協定和合規性的另一種方式。
《薩班斯-奧克斯利法案》（SOX）第404條要求上市公司的管理層和審計師建立內部控制，並就這些控制的充分性提出報告方法。即使 SOX 中的規定不適用於您的公司，也要讓這些法規成為更廣泛、更嚴格的報告規則的指南。
文檔不僅適用於您的工作流程，還適用於您與客戶的互動。
投資公司可以通過證明公司已對客戶進行適當的投資教育來避免客戶投訴和與監管機構的衝突。
美國金融業監管局 (FINRA) 的工作人員表示，保存基本記錄以核實顧問是否定期與客戶會面、討論客戶的投資目標，以及讓客戶瞭解任何費用和風險，都是投資顧問在出現問題或投訴時保護自己的方法。
不要忘記，文件記錄有助於業務持續性和災難恢復，監管機構在合規方面也會考慮這一點。
運營管理和執行團隊可以清楚地看到文檔的重要性。
通過遵循最佳實踐，您可以從良好的文檔為您的運營帶來的好處中獲益。
記錄程式表明您的運營成熟度，並表明您作為一家公司知道自己在做什麼。
Empaxis 通過管理其中台和後台，幫助投資公司實現高效、可擴展且成本友好的運營。 符合 ISO-27001 標準，並通過 SOC I 和 SOC II 認證，我們可以説明您創建有關所有程式的文件，從而提高透明度和合規性。
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